회사원을 위한 Email Tip

- 2005.04.25

제가 제작년에 부서원들에게 보냈던 메일입니다.
얼마전에 다시 한번 보낼 일이 있더군요.

----------------------------------------

Email에 관련된 메일 세번째네요.
오늘은 Tip이라고 하기엔 내용이 무겁습니다.

요즘은 대부분의 업무협의나 결재가 메일로 이루어지고 있습니다.
제가 처음 직장생활 하던 때에 결재판들고 사인받으러 뺑뺑이 돌던 것을 생각하면 세상 참 좋아졌습니다.
결재판 문화는 수직적인 보고/결정구조였는데, 메일의 등장과 함께 수평적/수직적으로 다원화되었다고 할 수 있겠습니다.

 

1. 메일에서 가장 중요한 것

메일에서 가장 중요한 것은 순서대로 [받는 사람] [참조] [제목]입니다. 그래서 메일 양식에도 그 순서대로 나오나 봅니다.

- [받는 사람]은 직접 당사자를 넣습니다. 어느 범위까지 넣는지 잘 결정하는 것이 메일 잘쓰는 지름길입니다. 옛날로 생각하면 결재를 요청하는 것과 마찬가지입니다.

- [참조]는 말그대로 참조된 사람들입니다. 바쁘면 대충보거나 제목만 보고 넘길 때도 있겠지요.

- [제목]만 보고도 내용을 알 수 있도록 직접적으로 잘 써야 합니다.

- 메일을 회신할 때에 주제가 바뀌는 경우, 필요하면 [받는 사람] [참조] [제목]을 적절하게 다시 적는 것이 좋습니다.
 

2. 윗사람에게 메일을 보낼 때

윗사람일수록 올라오는 메일의 수가 많습니다. (이사님 메일계정도 거의 터져나가는 것으로 알고 있습니다.) 따라서 위 세가지를 보다 신중히 결정해서 보내야 합니다.

중요한 메일인지 중요하지 않은 메일인지 잘 판단해서 메일 수신 범위를 잘 결정해야 하며, 제목만으로도 처리 우선순위를 판단하실 수 있도록 하면 합격~입니다.

내용의 경우에도 전달하려는 주제를 맨 위에 직접적으로 써서, 바로 내용을 파악할 수 있도록 해드리는 것이 좋습니다. 짧고 간결하게 쓰고, 구체적이고 자세한 데이터는 아래쪽에 덧붙이는 것이 좋습니다.

중요하지 않는 내용을 계속 [받는 사람]에 넣어서 보내게 되면, 그 사람의 메일은 제대로 안보게 되는 것은 당연한 결과일 것입니다. 반대로 중요한 내용을 보고를 안하는 것은 직무유기(?)라고도 할 수 있습니다. 윗사람이 독심술을 하는 것도 아니고 보고를 안하는데 어떻게 알겠습니까.

 

3. 다른 조직간의 메일

A팀의 팀원이 B팀의 팀원에게 메일을 보내는 경우 [첨부]에 A팀의 팀장과 B팀의 팀장을 넣는 것이 기본 룰입니다. 사소한 것들은 물론 예외로 해야겠지요. 아직 우리 부서내에서는 조직이 칼같이 나뉘어진 것이 아니라서 그대로 적용하기에는 무리가 있을지도 모릅니다만... 어쨌든 기본 룰은 그렇단 말입니다.

다른 회사 등 외부에 보내는 메일에는 상급자를 [참조]로 넣는 것이 보다 신뢰감을 줍니다. 또한 그것이 기본적인 룰이기도 하구요.

외부에 내부의 다른 사람들이 노출되는 것이 좋지 않을 경우에는 숨은 참조보다는, 보낸 메일을 관련자들에게 포워딩하는 것이 더욱 좋은 방법입니다.

 

4. 서명 사용의 Tip

서명은 내부와 외부를 구분하는 것이 좋습니다. 외부로 보내는 메일에는 따로 서명 서식을 만들어서 [삽입>서명] 으로 삽입하면 됩니다.

서명은 외부용의 경우 자기 명함과 비슷하게 만들면 됩니다. 내부용의 경우 간단하게 하거나 안 쓰는 것이 좋습니다.

또한 회신하게 되는 경우, 먼저 내용에 서명이 있으면 다시 서명 붙이지 않는 것이 좋습니다.

 

예) 외부용 서명

--------------------------------------------
 홍길동 / 인터넷 미디어사업부 과장

 (주)거원 시스템
 135-855 서울시 강남구 도곡2동 448-2 STX빌딩 7층

 Email:  hongkildong@cowon.com
 TEL  : 02-3460-8200 / 011-123-4567
 FAX  : 02-3460-8222
 URL  : www.cowon.com

예) 내부용 서명

굳럭! -----
홍길동 (hongkildong) / 내선 200 / 011-123-4567

 

5. 사전/사후 구두 협의의 중요성

메일 쓰기 전에 먼저 구두로 협의하는 것을 아끼지 마세요. 훨씬 시간이 절약되고, 잘못된 뉘앙스의 전달로 트러블이 생길 수 있는 가능성을 확실히 줄여줍니다.

정상회담을 해도 물밑에서 실무자들이 다 협의한 다음에 만나서 도장찍지 않습니까. 메일 보내기전에 구두로 간단히 협의하고 나서, 메일로 보내서 문서화하여 남기고, 참조자들과 공유하라는 것입니다.

또한 중요한 사항은 보내고 나서 구두로 확인하도록 하시기 바랍니다. 특히 윗사람에게 중요한 내용을 전달하는 경우에는 간단하게 구두 보고하는 것이 좋습니다.

 

6. 메일 예절

회사생활하다보면 트러블도 생깁니다. 이때 메일이 그런 트러블을 확대재생산 해내는 도구가 되기도 합니다.

사람과 직접 대화하는 것과는 달리 그 사람의 글에는 인격을 부여하지 않는 경우가 많습니다. 글로 쓰는 것도 그 사람과 대화하는 것이라고 생각하고 조심해야 합니다. 얼굴보고 못할 말을 메일에다 쓰면 안되겠죠.

메일 쓸때 달리 해석될 수도 있는 민감한 내용이나, 다른 사람을 무의식중에 자극할 수도 있는 내용이 들어가지 않는지 메일 보내기 전에 확인해보세요.

아래는 그 유용한 팁입니다.

1. 다른 사람의 메일에서 다른 의견을 발견했을 때, 그 사람의 글 요소요소에 반박하는 글을 집어 넣는 포멧은 피해라.

2. 문제 제기를 의문문으로 할 때는 주의해야 한다. 의문문은 아주 거친 감정 표현 기법이다.

3. 다른 사람의 글이나 메일을 보고 아주 흥분했거나 내 의견과 완전히 다를 때는 한 호흡 후에 읽고 답해라. 글은 감정의 거울이다.

4. 내 글을 읽을 사람은 나에 대해서, 혹은 내 생각에 대해서 아무 것도 모르고 있다고 생각해라. 설득력있는 글을 쓸 수 있다.

 

사실 이런 메일 쓰는 저도 실수를 많이 합니다. 전번 메일 계정 관련 전체 메일이 대표적인 예로군요. -.-;;;

미리 조심하는 것이 중요합니다만, 인간인지라 실수도 하게됩니다. 문제가 발생하는 경우에는 주저없이 바로 사과하도록 합시다.

사과를 할 때에는 상대방이 오히려 미안함을 느낄 정도로 조금 더하는 것이 좋습니다. 자존심 때문에, 그리고 자기가 맘 상한 것 때문에, 기대에 미흡한 사과(?)를 하게 되는 경우에 오히려 대립을 격화시킬 수도 있답니다.